A. Pengetahuan yang Diperlukan dalam Mengidentifikasi Surat/ Dokumen Masuk
1. Prosedur Pengurusan Surat/dokumen
Bagi Perusahaan atau Lembaga yang sudah bersertifikat ISO dalam melaksanakan tugas tahap demi tahap sudah berdasarkan pada Standar Operasional Prosedur, sehingga tidak menyimpang dari hal-hal yang sudah ditetapkan.
Cara yang paling mudah untuk mengidentifikasi surat masuk adalah melihat kepada Kepala Surat, jika tertera pada Kepala Surat tercantum bukan nama perusahaan dimana kita bekerja, berarti itu surat dari pihak lain, berarti surat masuk.
Begitu pula dalam prosesnya administrasi tentang pengolahan surat sudah mengacu pada satu sistem
2. Memproses dokumen Cara lama
Walaupun sudah ada cara atau sistem yang baru sebagian besar Institusi Pemerintah termasuk Hankam masih mempergunakan sistem lama, adapun dalam prosesnya adalah surat masuk dicatat dalam Buku Agenda Surat Masuk dan dilengkapi dengan Lembar Disposisi. Penciptaan Buku Agenda alangkah baiknya mempergunakan Buku Folio bergaris dengan dibuatkan kolom-kolonya sesuai dengan kebutuhan.
Pencatatan data Surat masuk pada Buku Agenda semuanya didapatkan dari surat masuk tersebut, sedangkan Nomor adalah merupakan Nomor agenda untuk surat masuk secara beruru
Setelah surat masuk itu diagendakan, maka dilengkapi dengan Lembar Disposisi.
To be continue
